คู่มือการใช้งานศูนย์ข้อมูลข่าวสารอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อพัฒนาระบบข้อมูลข่าวสารอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานรัฐทั่วประเทศ ศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการ หมายถึง สถานที่จัดเก็บข้อมูลข่าวสารที่อยู่ในความครอบครองหรือควบคุมดูแลของหน่วยงานของรัฐ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับการดำเนินงานของรัฐหรือข้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับเอกชน ซึ่งข้อมูลข่าวสารของราชการที่จัดเก็บอยู่ในศูนย์ข้อมูลข่าวสารจะจัดเก็บในรูปแบบของเอกสาร และมีการจัดทำดัชนีรวม ดัชนีประจำแฟ้มหรือสารบัญประจำแฟ้ม เพื่อแยกประเภทของข้อมูลแต่ ละอนุมาตราให้ชัดเจน ซึ่งข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ในศูนย์ข้อมูลข่าวสารของราชการนั้น คือ ข้อมูลข่าวสารตามมาตรา 7 ข้อมูลข่าวสารที่ต้องลงพิมพ์ในราชกิจจานุเบกษาและข้อมูลข่าวสารตามมาตรา 9 ข้อมูลข่าวสารที่ต้องจัดเตรียมไว้ให้ประชาชนเข้าตรวจดู ซึ่งข้อมูลที่จัดเก็บต้องมีข้อมูลอย่างน้อย 1 ปีย้อนหลังด้วย